Fare videoconferenza web:
Per accedere alla “stanza virtuale” in cui si terrà l'incontro, accedere alla propria pagina di login personalizzata oppure al sito Web http://www.formeeting.it/new-conferenza.html.
Una volta all'interno della stanza è possibile accedere alle diverse funzionalità messe a disposizione. Fare clic sull'icona "Web cam" e "Microfono" per selezionare le periferiche di acquisizione video e audio da utilizzare, poi fare clic sul riquadro video abilitato in alto a sinistra. Quando pronti, fare clic sull'icona "Mostra a tutti" (Occhio): ora tutti gli utenti presenti in stanza e tutti gli utenti che si connetteranno vedranno e sentiranno il relatore. Nel caso in cui sia stata attivata la registrazione dall'area di amministrazione, verrà visualizzato un messaggio di notifica che avvisa del fatto che il flusso audio/video verrà registrato. Per interrompere la trasmissione, fare clic nuovamente sull'icona a forma di occhio barrato: l'invio del flusso audio/video verrà immediatamente interrotto.
Step: prima fare clic su "CLIC TO START", poi fare clic sull'icona a forma di occhio per avviare la trasmissione
Interrompere l'invio del proprio flusso audio/video
Se durante la conferenza si dovesse verificare una situazione tale per cui si desidera interrompere l'invio del proprio flusso audio o video (es. si riceve una telefonata e non si desidera che questa possa essere ascoltata da altri) è possibile, posizionando il mouse sopra il proprio riquadro (stage) video fare clic separatamente sulle icone "Blocca invio audio" e "Blocca invio video".
Interrompere l'invio del flusso audio/video di un utente attivo e modificarne il livello di qualità
Il relatore/moderatore della stanza può in un qualsiasi momento interrompere separatamente l'invio del flusso audio e/o video di un utente attivo. Il relatore può, allo stesso modo, modificare il livello di qualità dell'invio di ogni singolo utente. Nella parte centrale della sezione "VIDEO" fare clic sull'icona (Omino) seduta attorno al tavolo degli utenti abilitati corrispondente all'utente sul quale si vuole agire. Nella finestra proposta, fare clic sul pulsante "VIDEO ON/OFF" oppure "AUDIO ON/OFF" per interrompere o riprendere l'invio, da parte di quell'utente, del flusso video e/o audio. Utilizzando la stessa finestra, potete selezionare il livello di qualità del flusso video trasmesso da quell'utente e fare clic sull'icona verde posta immediatamente a lato.
Interrompere la ricezione del flusso audio/video di un utente attivo
E' possibile bloccare la ricezione dell'audio e/o del video di uno qualsiasi degli altri utenti attivi semplicemente posizionando il puntatore del mouse sui rispettivi riquadri video e fare clic sulle icona "Blocca ricezione audio" e "Blocca ricezione video".
Abilitare gli utenti alla partecipazione attiva
Il relatore, all'interno della stanza, è anche moderatore, ovvero è lui che gestisce i diversi interventi dei partecipanti. In pratica, il relatore può abilitare o disabilitare un qualsiasi utente in un qualsiasi momento. Questa operazione può essere eseguita selezionando il nome dell'utente dalla lista mostrata a destra e facendo clic sull'icona "Abilita" (pallino verde).
La disabilitazione avviene in modo analogo: si seleziona l'utente che si desidera disabilitare dall'elenco degli utenti e si fa clic sull'icona "Disabilita" (pallino rosso).
L'abilitazione di un partecipante può avvenire anche a seguito dell'esplicita richiesta da parte di quest'ultimo: in tal caso il relatore si vedrà notificare la richiesta a video e, se lo vorrà, potrà procedere all'abilitazione facendo clic sull'apposito pulsante "Abilita". Il numero massimo degli utenti che possono essere abilitati contemporaneamente è pari a cinque; ciò significa che in totale possono essere 6 gli utenti attivi che si vedono e si parlano simultaneamente. Altri eventuali utenti presenti in stanza vedranno e sentiranno questi sei. Se il relatore desidera far intervenire un nuovo utente, dovrà prima disabilitare uno di quelli attivi. In questo modo il relatore è in grado di, durante un incontro, dare parola a tutti gli intervenuti, siano essi 5, 10, 100 o 1.000. (max per stanza 1.500).
Note: il numero max di utenti simultaneamente attivi e il numero max di utenti contemporaneamente presenti in stanza è legato al contratto attivato.
Scrivere il messaggio che si desidera inviare nell'apposita casella e fare clic sull'icona "Invia a tutti" posta appena sotto. Se si desidera inviare il messaggio esclusivamente ad un utente, prima selezionare il destinatario del messaggio dall'elenco degli utenti presenti in stanza, scrivere il messaggio e infine fare clic sull'icona "Invia messaggio all'utente selezionato" posta appena sotto. Prima di inviare un messaggio potete inoltre scegliere il colore che intendete assegnare al testo selezionandolo mediante l'apposita casella posta in alto. E' possibile inserire in un qualsiasi punto del messaggio una delle emoticons disponibili.
Al di sopra della chat sono presenti alcune icone che consentono rispettivamente di ingrandire/ripristinare la dimensione del riquadro contenente i messaggi, copiare il contenuto della chat negli appunti, effettuare una ricerca di testo ed eliminare tutti i messaggi. Per stampare tutti i messaggi presenti in chat, vedere opzioni di stampa.
Note: solamente il relatore/amministratore può svuotare la chat.
Abilitare gli utenti alla partecipazione attiva
Il relatore, all'interno della stanza, è anche moderatore, ovvero è lui che gestisce i diversi interventi dei partecipanti. In pratica, il relatore può abilitare o disabilitare un qualsiasi utente in un qualsiasi momento. Questa operazione può essere eseguita selezionando il nome dell'utente dalla lista mostrata a destra e facendo clic sull'icona "Abilita" (pallino verde).
La disabilitazione avviene in modo analogo: si seleziona l'utente che si desidera disabilitare dall'elenco degli utenti e si fa clic sull'icona "Disabilita" (pallino rosso).
L'abilitazione di un partecipante può avvenire anche a seguito dell'esplicita richiesta da parte di quest'ultimo: in tal caso il relatore si vedrà notificare la richiesta a video e, se lo vorrà, potrà procedere all'abilitazione facendo clic sull'apposito pulsante "Abilita". Il numero massimo degli utenti che possono essere abilitati contemporaneamente è pari a cinque; ciò significa che in totale possono essere 6 gli utenti attivi che si vedono e si parlano simultaneamente. Altri eventuali utenti presenti in stanza vedranno e sentiranno questi sei. Se il relatore desidera far intervenire un nuovo utente, dovrà prima disabilitare uno di quelli attivi. In questo modo il relatore è in grado di, durante un incontro, dare parola a tutti gli intervenuti, siano essi 5, 10, 100 o 1.000. (max per stanza 1.500).
Note: il numero max di utenti simultaneamente attivi e il numero max di utenti contemporaneamente presenti in stanza è legato al contratto attivato.
UTILIZZARE LA LAVAGNA
Premessa
La lavagna condivisa (Whiteboard) rappresenta un'area strutturata in sei fogli sulla quale tutti gli utenti attivi possono a più mani lavorare.
Gli utenti presenti in stanza ma non attivi, cioè che non stati abilitati dal relatore/moderatore in audio/video) potranno solamente vedere il contenuto dei diversi fogli della lavagna senza però poter eseguire alcuna operazione.
Gli strumenti della lavagna
Dopo aver fatto clic sul pulsante "Whiteboard" presente in alto viene visualizzato il primo dei sei fogli di cui è costituita la lavagna. Gli strumenti disponibili per il disegno sono mostrati in una Tools-Bar a sinistra. I principali sono lo strumento linea, evidenziatore, matita, rettangolo, ovale e casella di testo e frecce.
Scegliete lo strumento che desiderate utilizzare, il suo colore e di seguito disegnate sul foglio. Tutti gli utenti presenti in stanza vedranno in tempo reale il risultato di tutte le operazioni eseguite.
Ogni singolo oggetto può essere eliminato semplicemente premendo il tasto "CANC" o "DEL" della propria tastiera dopo averlo selezionato mediante lo strumento "Seleziona" presente sulla barra degli strumenti. Solamente il relatore/moderatore ha disposizione l'icona "Cestino" che consente di cancellare tutto il contenuto della lavagna.
Nel caso in cui non si cancelli/svuoti la lavagna, il suo aspetto verrà automaticamente salvato e quindi reso disponibile ai futuri accessi.
Note: solamente il relatore/amministratore può svuotare la lavagna.
GESTIRE UN SONDAGGIO
Il relatore/moderatore ha la possibilità, in ogni momento, di gestire un sondaggio in tempo reale per verificare l'apprendimento di un determinato concetto. La gestione del sondaggio è estremamente semplice ed intuitiva. Fare clic sull'apposita icona presente in basso. Viene visualizzata la finestra così come illustrata qui sotto.
Digitare la domanda e le possibili risposte nell'apposita casella. Selezionare le possibili risposte tra le quali ciascun partecipante potrà scegliere (nell'esempio, essendo state previste 3 risposte, si è lasciate selezionate le risposte A, B e C). Quando pronti, fare clic sul pulsante verde. All'utente verrà mostrata una finestra come quella riportata di seguito.
L'utente farà quindi clic sul pulsante che riporta la lettera corrispondente alla risposta che ritiene corretta. Al relatore, in tempo reale, arriveranno i risultati che andranno a costruire un grafico a istogrammi riportante le percentuali per ciascuna risposta data. Vedi esempio sotto:
Nell'esempio, 1 solo utente ha risposto facendo clic sulla lettera A.
Il relatore, se lo desidera, può stampare i risultati del sondaggio, oppure può copiarli negli appunti o ancora può esportarli rapidamente in un file di MS Excel.
Il relatore può inoltre mostrare il grafico dei risultati a tutti gli utenti presenti all'interno della stanza virtuale facendo semplicemente clic sull'icona "Mostra a tutti" (Occhio). Fare clic nuovamente sull'icona raffigurante un occhio per nascondere agli utenti il grafico dei risultati.
Note: solamente il relatore/amministratore può gestire i sondaggi on line.
UTILIZZARE LA FUNZIONE CHECK (CONTROLLO PRESENZA)
Il relatore/moderatore ha la possibilità, in ogni momento, di verificare la reale presenza degli utenti connessi. Questa funzionalità risulta essere estremamente utile e molto utilizzata per chi utilizza la videoconferenza web come strumento per la formazione e desidera verificare che gli allievi, generalmente presenti in stanza in modalità passiva (ovvero non abilitati in audio/video), siano presenti alla loro postazione.
La funzionalità Check (controllo presenza) visualizza sul monitor dell'utente una richiesta. L'utente dovrà fare clic sul pulsante presente nella finestra visualizzata per confermare la propria presenza entro 12 secondi, trascorsi i quali la finestra si chiuderà.
Al relatore vengono notificate tutte le conferme e anche l'elenco di tutti gli utenti che invece non hanno confermato la loro presenza.
esempio di ciò che vede il relatore dopo aver lanciato la funzionalità Check. In alto un contatore alla rovescia indica il tempo rimanente al termine dell'operazione. Alla scadenza del tempo la finestra si popolerà con l'elenco di tutti gli utenti che hanno e non hanno confermato la loro presenza.
Note: solamente il relatore/amministratore può utilizzare la funzione Check (controllo presenza).
SCAMBIARE FILE (FILE SHARING)
Qualsiasi utente può utilizzare la funzionalità File Sharing per scambiare o archiviare file.
Per avviare lo strumento, fare clic sul pulsante "FILE SHARING" presente in alto.
Nella parte di sinistra viene mostrato l'elenco di tutti i file caricati e quindi associati a questa stanza. I file visibili a tutti sono quelli caricati in modalità pubblica. Ciascun utente che ha accesso alla stanza virtuale può a questo punto selezionare un qualsiasi file dall'elenco ed eseguire il download facendo clic sull'apposito pulsante presente sulla destra.
Ogni utente può caricare (upload) file anche in modalità privata: i file caricati in questo modo saranno nascosti agli altri utenti. Questa modalità viene solitamente scelta da quel relatore che desidera, ad esempio, mostrare a tutti i partecipanti alla riunione un documento, ma non desidera che questi possano scaricarlo. Il relatore, in questo caso carica in modalità privata il file, poi ne visualizza l'anteprima (Preview) e di seguito la mostra a tutti facendo clic sul consueto pulsante "Mostra a tutti" (Occhio).
Il relatore/moderatore può eliminare tutti i file pubblici e i propri file privati. Ciascun altro utente può eliminare solamente i propri file privati.
Utilizzare la funzionalità Preview
La funzionalità Preview, come accennato sopra, consente a chiunque di caricare un file in piattaforma e di seguito visualizzarne, al suo interno, un'anteprima. Questo è attualmente possibile per file di tipo JPG, GIF, PNG, FLV, SWF, MP3, MP4, WAV, AVI e PDF.
La creazione dell'anteprima può impiegare fino ad alcuni minuti a seconda della dimensione del file.
Il relatore/moderatore oltre a poter visualizzare l'anteprima di un file, può anche decidere di mostrarla a tutti (condividerla) facendo clic sul pulsante "Mostra a tutti" (Occhio).
MOSTRARE IL PUNTATORE
Il relatore/moderatore può, durante una conferenza, aver bisogno di mostrare il proprio puntatore del mouse a tutti gli utenti connessi (presenti in stanza). Questa funzionalità risulta essere estremamente utile nel caso in cui si abbia la necessità di mostrare un determinato punto dello schermo (in particolare durante la "proiezione" di una presentazione).
Per mostrare a tutti gli utenti il proprio puntatore del mouse, fare clic sull'apposita icona (Puntatore) presente in basso sulla barra degli strumenti principale. Per nascondere il puntatore, fare nuovamente clic sull'icona utilizzata per mostrarlo.
Note: nel caso in cui in stanza siano presenti utenti attivi (abilitati in modalità audio/video), anche i loro puntatori verranno visualizzati.
Per distinguere in modo inequivocabile i puntatori dei diversi utenti attivi (compreso quello del relatore) ognuno è accompagnato dal nome (username).
COUNTDOWN (CONTO ALLA ROVESCIA)
Spesso capita che il relatore, durante una conferenza, "perda" il senso del tempo e che quindi "sfori" i tempi prefissati.
La funzionalità Countdown ci viene in aiuto mostrando a video un conto alla rovescia in modo tale che il relatore sia sempre informato sul tempo che ha ancora a disposzione per terminare il proprio intervento.
Per attivare il conto alla rovescia, fare clic sull'apposita icona presente sulla barra degli strumenti principale visualizzata in basso, poi impostare il numero di minuti di partenza, Infine fare clic sull'icona verde.
Finestra che consente di impostare il numero di minuti di partenza del contatore alla rovescia.
Utilizzare la funzionalità Preview File
La funzionalità Preview, come accennato sopra, consente a chiunque di caricare un file in piattaforma e di seguito visualizzarne, al suo interno, un'anteprima. Questo è attualmente possibile per file di tipo JPG, GIF, PNG, FLV, SWF, MP3, MP4, WAV, AVI e PDF.
La creazione dell'anteprima può impiegare fino ad alcuni minuti a seconda della dimensione del file.
Il relatore/moderatore oltre a poter visualizzare l'anteprima di un file, può anche decidere di mostrarla a tutti (condividerla) facendo clic sul pulsante "Mostra a tutti" (Occhio).
RESET DELLA STANZA
Questa funzionalità, attivabile facendo clic sulla corrispondente icona presente sulla barra in basso, consente di resettare la stanza virtuale e risolvere eventuali problemi legati alle abilitazioni degli utenti. Utenti collegati mediante connessioni lente potrebbero infatti dar origine a problemi di abilitazione/disabilitazione; resettando la stanza tutti i problemi vengono risolti e la configurazione originaria ripristinata.
Note: resettando la stanza tutti gli eventuali utenti attivi (ad esclusione chiaramente del relatore) verranno disabilitati. Non verranno in alcun modo apportate modifiche alle impostazioni generali della stanza impostate dall'Area di amministrazione.
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MATTEO BARBERI
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